Política de tratamiento de datos personales
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS, CLIENTES, USUARIOS Y/O PROVEEDORES
INTRODUCCIÓN
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el Régimen de Protección de Datos Personales y busca garantizar que la compañía Latinologia, en su condición de responsable y encargado del manejo de la información personal, realice el Tratamiento de la misma en
estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.
DEFINICIONES
OBJETIVO
El objetivo de la presente política, es definir y establecer los lineamientos claros y obligatorios, aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados, tratados y/o almacenados por la compañía Latinologia virtud del desarrollo de su objeto social, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento.
Todos los preceptos contenidos en esta política, se establecen con la finalidad de garantizar todos y cada uno de los derechos de los titulares de la información y de esta forma, evitar que sus derechos y/o garantías sean conculcadas.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las presentes políticas, serán aplicables al tratamiento de datos personales realizado por la compañía Latinologia, en todos los lugares donde ésta tenga presencia y a cualquier base de datos que sea creada por la empresa para el desarrollo de su actividad comercial.
Todos los procesos organizacionales de la empresa Latinologia, que involucren el tratamiento de datos personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta Política.
POLÍTICAS
La empresa responsable y encargada del tratamiento de los datos personales es:
- Razón social: Dermaly Laboratorios S.A.S.
- Domicilio: Bogotá
- Dirección: carrera 15 #85- 29 oficina 409
- Email: admin@dermaly.co
- Teléfono: 316 6220523
En ejercicio de su objeto social, la empresa Latinologia, realiza directamente, esto es que, ostenta la calidad de responsable y encargado del Tratamiento de datos personales de sus accionistas, proveedores, clientes y usuarios de sus productos.
Así mismo, en cumplimiento de la legislación aplicable, la empresa Latinologia, puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por éste.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de Latinologia, se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos, conforme a la normatividad vigente.
Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según lo indicado en el numeral tercero de esta Política.
La información personal de los clientes, será tratada de forma completamente confidencial y sólo será utilizada para el desarrollo de la relación comercial previamente establecida.
Los datos personales de los clientes, serán almacenados de forma digital y de forma física en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se guardará solo la
información estrictamente necesaria para el tema de análisis, otorgamiento y administración del crédito empresarial, datos de ubicación, referencias comerciales y/o financiera y demás datos que permitan crear y mantener una
relación comercial sólida y duradera.
La compañía Latinologia, sólo recopilará los datos que sean
estrictamente necesarios, para la selección, evaluación y desarrollo del contrato que se suscriba con el respectivo proveedor, en dicho acuerdo se debe incluir una disposición donde ambas partes se comprometan a impartir un tratamiento, adecuado y autorizado a los datos personales que recíprocamente intercambien.
La compañía Latinologia, recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo
las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
Los datos personales de empleados de los proveedores recabados por la empresa Latinologia, tendrá como única finalidad, verificar la idoneidad de los empleados del proveedor, para el desarrollo del objeto de contrato previamente suscrito.
Por lo tanto, una vez verificada tal
situación, se procederá con la devolución de la información al proveedor, excepto cuando sea necesario contar con los mencionados datos personales.
Todos los empleados de la empresa Latinologia,que tengan acceso a la información de los proveedores, debe tratar la mismaconforme a lo dispuesto en el presente documento.
Los datos personales de las personas que llegaren a tener la condición de accionista en Latinologia, se considerará información reservada y confidencial, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.
Por lo tanto, el acceso a tal
información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto
La compañía Latinologia, observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se
asegurará que:
- La compañía Latinologia, utiliza diversos medios de vídeo vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.
- La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por Latinologia, son las siguientes:
De conformidad con lo
establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Latinologia, en su calidad de responsable y encargado del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Latinologia, en su calidad de responsable y encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la
reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya
presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. - Ser informado por Latinologia, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Latinologia.
e) Revocar la autorización
y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en
conductas contrarias a la ley y la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Son deberes de los responsables del Tratamiento, los establecidos en el artículo diecisiete (17) de la Ley 1581 de 2012:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al
Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado
del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Área de marketing, de la empresa Latinologia, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de Latinologia, para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante el Área encargada de Latinologia, de lunes a viernes en horario 8:00am -5:00pm en la carrera 15 #85- 29 oficina 409 de la ciudad de Bogotá.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Latinologia, debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán
presentar un reclamo ante Latinologia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo
15 de la Ley 1581 de 2012:
a) El reclamo se formulará mediante
solicitud radicada radicarla ante el Área Administrativa de Latinologia, de lunes a viernes en horario lunes a viernes en horario 8:00am -5:00pm en la carrera 15 #85- 29 oficina 409 de la ciudad de Bogotá.
b) Para evitar que terceros no
autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la
solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la
siguiente información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección
física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación y huella.
(viii) Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto Latinologia, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular tiene el derecho, en todo
momento, a solicitar a Latinologia, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Latinologia,
e) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
(i) La solicitud de supresión de la
información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para
proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
En desarrollo del principio de seguridad, Latinologia, ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares.
Latinologia, no permitirá
el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, Latinologia, no será
responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
La Política rige a partir del 7 de octubre del 2024.
Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
AVISO DE PRIVACIDAD
LATINOLOGIA
Atendiendo a lo preceptuado en la reciente normatividad encaminada a la protección de sus datos personales, nos permitimos dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 de la siguiente forma:
Latinologia en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, le manifiesta que los datos de carácter personal a los que se tenga acceso a raíz de la prestación del servicio serán almacenados en una base de datos para cumplir con las finalidades señaladas en la presente autorización y serán tratados conforme a las políticas y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los mismos.
Adicionalmente, le indicamos que, según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, impidiendo el acceso indeseado por parte de terceras personas y asegurando la confidencialidad de los mismos, respaldada por
procedimientos encaminados al efectivo cumplimiento de los derechos a su favor consagrados como lo son:
Estas políticas pueden ser consultadas en nuestra página web www.Latinologia.com
La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:
Razón social: Dermaly laboratorios S.A.S.
Domicilio: Bogotá
Dirección: carrera 15 #85- 29 oficina 409
Email: admin@dermaly.co
Teléfono: +57 316 6220523
